¿Por qué automatizar?
Existen muchos enfoques a la hora de afrontar nuestro trabajo diario, sin embargo en algunas oportunidades pese a imprimirle dedicación, esfuerzo y disciplina los resultados no son los deseados, y sin esperarlo, nos vemos en medio de una “sobrecarga operativa” que nos lleva a cuestionar nuestro lugar en una compañía o cargo.
En conjunto con lo anterior, surgen nuevas preguntas en busca de soluciones: ¿si creo una agenda ordenada de trabajo?, ¿si analizo el orden a la hora de ejecutar mis labores?, ¿si suprimo de mi agenda algunas funciones para acumularlas y ejecutarlas en “tiempos muertos”? (siendo esta última la peor de todas las alternativas, generando mayor acumulación de trabajo); en algunas oportunidades lo anterior funciona, pero en otras tantas las conclusiones no son alentadoras, y ante la ausencia de respuestas o soluciones guardamos nuestros cuestionamientos en el cajón “donde las cosas se resuelven solas”.
¿Y por qué no automatizar?, claro, parece sencillo decirlo pero requiere tiempo y ante todo: presupuesto. ¡No hay pensamiento más errado!; la automatización de nuestras funciones depende en primera instancia de analizar “qué tareas ejecutamos diariamente bajo unas mismas condiciones y calidades” (bases de datos uniformes que confluyen en un reporte de características estándar, análisis y recolección de información periódica, envíos de documentación y correos electrónicos rutinarios, entre otros); una vez tenemos dichas tareas identificadas el siguiente paso es entender “cómo es su proceso”, “su paso a paso”. Esta segunda etapa es muy sencilla y simplemente se limita a documentar el “cómo lo hacemos”.
En tercera instancia (luego de efectuar de manera rigurosa los pasos “1” y “2” identificamos que aquel “cómo” podría resumirse en la creación de fórmulas activas en Excel que se actualizan en la medida que se modifiquen los datos de origen (para bases de datos uniformes), creación de macros básicas (por medio del grabador de macros), gráficos básicos, tablas dinámicas, entre otras.
Los niveles de complejidad de las anteriores soluciones (ilimitadas, y que para efectos del ejemplo citamos unas cuantas) son relativamente bajos, y para su aplicación o desarrollo solo se requiere ilustrarse un poco sobre el manejo de las herramientas Microsoft Excel, programa que es mucho más amigable y sencillo de lo que contrariamente algunos creen.
Existen en internet cursos y tutoriales que nos permiten adquirir las competencias para suplir tales necesidades, pero más que entender el funcionamiento de las herramientas es prudente aprender la manera en que las mismas se aplican en la solución de determinadas situaciones, y como encajan de manera individual o conjunta en cada caso. Esto último se adquiere de manera correcta tomando cursos o tutorías dentro de la amplia oferta que existe en el mercado de la educación no formal.
Incluso, dentro de la oferta comercial de muchas compañías de educación no formal existe la opción de crear desarrollos para automatizar tareas, esto con bajo costo.
Finalmente, es necesario analizar nuestro día a día, tomar decisiones y ejecutar mejoras para liberar nuestro tiempo, tiempo que podría ser invertido en crear nuevas formas de cumplir con rol y generar mayor valor en nuestras funciones. En síntesis: es necesario brindarnos el tiempo de aprender.
